Conceito sistema de gestão de base de dados  

O SGBD é um software que disponibiliza todos os serviços básicos, como o armazenamento, o acesso e a manutenção da informação numa base de dados.

Um SGBD permite efectuar as seguinte operações:

• Definição de estrutura

Criação de base dados;

Criação/eliminação de tabelas;

Alteração da estrutura de campos;

• Manipulação de dados

Consulta de dados ou pesquisa de informação;

Inserção de novos dados;

Alteração de dados já registados;

Eliminação de dados;

• Controlo de dados

Atribuição ou a supressão de direitos de acesso à base de dados por parte dos utilizadores.

Alguns exemplos de SGBD:

• Microsoft Access;
• Oracle
• SQL-Server;
• dBASE;
• Etc.

O que é a Base de Dados?

Uma base de dados é um conjunto de dados relacionados entre si que podem ser estruturados de várias formas, de modo a corresponder às necessidades dos seus utilizadores.

Exemplos onde a base de dados é utilizada actualmente:

• A nível profissional

Escola;
Hospitais;
Finanças;
Etc.

• A nível pessoal

 Agenda de contactos; 
 Colecção de CD, Livros; 
  Etc.

O que é o Access?

O Microsoft Access (nome completo Microsoft Office Access),  é um sistema de gerenciamento de banco de dados da Microsoft, incluído no pacote do Microsoft Office Professional. Ele permite o desenvolvimento rápido de aplicações que envolvem tanto a modelagem e estrutura de dados como também a interface a ser utilizada pelos usuários.

 Principais características de um SGBD:

• Segurança

  Proteger a base de dados de utilizadores não autorizados.

• Integridade dos dados

  Garantir que os utilizadores autorizados não executem tarefas que ponham em causa a integridade dos dados.

• Controlo e acesso dos utilizadores aos dados

  Num sistema com muitos utilizadores, a partilha de dados tem de ser efectuada de modo a que cada utilizador a use como se estivesse sozinho.

• Recuperação/tolerância a falhas

  Sempre que ocorrem falhas (Hardware/Software) o SGBD tem de reconstruir a base de dados até ao momento da falha.

Modelo relacional da base de dados

Ao longo dos tempos foram idealizados vários modelos de base de dados.

Estes são um conjunto de conceitos que podem ser utilizados para descrever e representar a

estrutura lógica e física da base de dados. Estes modelos estão divididos em 2 grupos:

• Modelos baseados em objectos;
• Modelos baseados em registos (Onde se inclui o modelo relacional).

 

Chave primária/Chave estrangeira

Os atributos que constituem a chave primária devem respeitar as seguintes regras:

• Não podem ser nulos;
• Têm de ser únicos;
•  Não podem ser redundantes;

Chave estrangeira

  Campo que é ou pertence à chave primária de outra tabela.

• Não tem de ter obrigatoriamente o mesmo nome, mas sim as mesmas características.

Diferentes tipos de relacionamento

Um relacionamento representa a interligação entre duas tabelas e, por vezes, pode traduzir-se na criação de uma nova tabela.

Existem vários tipos de relacionamento tendo em conta o nº de vezes que cada elemento de cada entidade pode participar num determinado relacionamento.

• Relacionamento de um para um (1:1)

Cada elemento de uma entidade participa apenas uma vez no relacionamento com a outra entidade.

            Exemplo: BI, nº Contribuinte

• Relacionamento de um para muitos (1:∞)

Numa das entidades, cada elemento participa no relacionamento apenas uma vez, ao passo que, na outra entidade, esse elemento pode ter várias ocorrências nesse mesmo relacionamento.

            Exemplo: Contas bancárias

•  Relacionamento de muitos para muitos (∞:∞)

Situação em que cada elemento de cada uma das entidades do relacionamento pode participar múltiplas vezes nesse relacionamento.

Nota: No Microsoft Access este tipos de relacionamento é decomposto em dois relacionamentos do tipo 1:∞. 

  Exemplo: Alunos/Disciplinas

Ambiente de trabalho do Access

O ambiente de trabalho do Microsoft Access possui algumas semelhanças com outras aplicações da Microsoft já estudadas, mas também diferenças notórias.

Elementos de uma base de dados

Quando abrimos uma base de dados no ambiente de trabalho, podemos visualizar a janela Base de Dados. Será através dela que podemos visualizar todos os objectos que a constituem e realizar todas as operações essenciais à criação e manutenção da base de dados.

Os objectos que constituem esta janela são:

• Tabelas – As tabelas constituem o corpo principal da base de dados, pois são o local onde são guardados os dados;

• Consultas – As consultas permitem filtrar, analisar, inserir ou eliminar dados das tabelas;
• Formulários– Os formulários são os ecrãs que permitem ver, analisar, inserir ou eliminar dados nas tabelas. Podem ser criados directamente, a partir de tabelas ou consultas;
• Relatórios – Os relatórios permitem mostrar vários registos de uma vez só, em formato de listagem, para análise no ecrã ou para impressão em papel;
• Páginas  - As páginas de acesso a dados permite ver, actualizar ou analisar os dados de uma base de dados na Internet;
• Macros - As macros, à semelhança do que acontece no Excel permitem agrupar acções para tornar automáticas operações como imprimir relatórios, abrir formulários, mostrar mensagens aos utilizadores, etc;
• Módulos - Os módulos são conjuntos de código em VBA (Visual Basic for Applications), que é uma linguagem de programação.

Operações sobre bases de dados: Abertura, criação e fecho

Abertura de uma base de dados existente

Opção 1

Duplo clique sobre o ficheiro do Access que pretendemos abrir;

Opção 2

Menu Iniciar → Programas → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003

Menu Ficheiro → Abrir…

Seleccionar o ficheiro a abrir

 Premir Abrir

Criação de uma base de dados

Opção 1

Menu Iniciar → Programas → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003

Painel de tarefas → Criar um ficheiro novo …

Painel de tarefas → Base de dados vazia…

Indicar o nome a atribuir à base de dados

Premir Criar

Opção 2

Menu Iniciar → Programas → Novo documento do Office

Novo documento do Office → Base de dados vazia

Indicar o nome a atribuir à base de dados

Premir Criar

Fecho de uma base de dados

Opção 1

Menu Ficheiro → Fechar.

Opção 2

Botão Fechar da janela Base de dados



Criação de tabelas

Dos vários objectos que se podem criar associados a uma base de dados, as tabelas devem ser as primeiras. No entanto, antes de o fazer é conveniente que se defina quais as tabelas a criar e os campos que as vão constituir.

As tabelas são o elemento principal de uma base de dados, uma vez que todos os dados armazenados encontram-se guardados em tabelas.

Cada tabela deve apenas registar informação referente a determinado tipo de entidade.

Regras de Criação de Tabelas

Antes de se criar a estrutura de uma tabela deve-se ter em conta o seguinte:

• Os campos devem ser guardados nos seus elementos mais simples
• Os campos não podem ter dados onde apareçam listas
• Não se devem incluir campos que resultem de cálculos obtidos a partir de outros campos
• Não devem existir campos semelhantes
• Deve definir-se uma chave primária para cada tabela

Diferentes Procedimentos de Criação de Tabelas

Para criar uma tabela, necessitamos primeiro de seleccionar o objecto Tabela, da janela Base de Dados, sendo disponibilizado 3 alternativas.

• Criar a tabela utilizando o assistente
• Criar a tabela introduzindo dados
• Criar a tabela na vista de estrutura

Criar tabela utilizando o assistente

Este processo possibilita a criação de tabelas a partir de um conjunto de temas e assuntos disponibilizados pelo Access.

Esta criação é levada a cabo percorrendo os vários passos do assistente.

Criar tabela introduzindo dados

Este processo possibilita a criação de tabelas mediante a introdução directa dos dados.

Por defeito, neste processo será apresentada uma tabela com dez campos. No entanto, acedendo ao menu de contexto podemos inserir ou eliminar campos entre outras operações como por exemplo renomear os campos.

Criar tabela na vista de estrutura

Este processo é o mais utilizado, uma vez que é o único que permite definir o nome do campo, o seu tipo de dados, as suas propriedades e atribuir uma descrição caso se deseje.
 
Tipos de dados



Criar tabela na vista de estrutura (Propriedades do campo)

Para cada campo, de acordo com o tipo de dados escolhido, é possível configurar as suas respectivas propriedades:

Definição da Chave Primária

Como já foi visto anteriormente, todas as tabelas devem possuir uma chave primária.

            A definição da chave primária é realizada da seguinte forma:

• Seleccionar a (s) linha(s) que queremos atribuir a chave primária;
• Definir a chave primária.

Nota: No caso de ser uma chave composta usar as teclas Ctrl.

Alteração da Estrutura de uma Tabela

Depois de criada uma tabela, é sempre possível redefinir a sua estrutura inicial, ou seja, alterar o nome de um campo, o tipo de dados, as suas propriedades, etc.

Esta tarefa é realizada acedendo a Vista de Estrutura da tabela.

Nota: No entanto, devemos ter em atenção que no caso em que a tabela já contenha dados estas alterações pode causar a sua perda.

Vista de Estrutura

Permite definir e alterar a estrutura da tabela.

Vista de Folha de dados

Permite manipular os registos da tabela, ou seja, inserir, visualizar, alterar e remover registos da tabela.



Manipulação de Dados

Sobre o objecto Tabela de uma base de dados podem ser realizadas várias operações tais como inserir, modificar e eliminar os dados. Para aceder aos dados da tabela deve-se seleccionar o objecto Tabela da janela base de dados e acedendo a sua Vista de Folha de dados podemos realizar as seguintes operações:

Inserção de dados

Para introduzir um novo registo, clicar no botão Inserir ou posicionar o cursor no fim da tabela.

Modificação de dados

Para modificar um determinado dado de um registo, devemos seleccionar o campo pretendido, e em seguida alterá-lo.

Eliminação de dados

Para eliminar um ou mais registos da tabela, seleccione o(s) registo(s) que  pretende eliminar e em seguida apague-o(s).

Impressão de Tabelas

Embora exista um objecto próprio (relatórios) para imprimir os dados de uma base de dados, é possível imprimir os dados de uma tabela.O procedimento de impressão é semelhante ao das outras ferramentas do Microsoft Office.

Definição da Estrutura de Relacionamentos Entre Tabelas

Criação do relacionamento

Após a criação das tabelas, devemos criar os relacionamentos possíveis de estabelecer entre elas e para tal, devemos aceder à janela Relações.

Notas:

• Num relacionamento ambos os campos têm de referir-se aos mesmos dados, podendo ter nomes diferentes, mas tipos de dados iguais.
• É recomendável definir os relacionamentos entre as tabelas mesmo antes da introdução dos dados, uma vez que esses relacionamentos poderão evitar falhas na integridade da base de dados.

Ao criar o relacionamento entre as tabelas, podem-se activar as opções de integridade referencial do relacionamento acedendo à janela Editar Relações.



Edição do relacionamento

Depois de criado o relacionamento, é possível a sua edição, quer seja para activar a integridade referencial, a alteração dos campos que estão relacionados, etc.

Eliminação do relacionamento

A eliminação de um relacionamento é possível de ser efectuada acedendo à janela Editar Relações.

Consultas - Tipos de consulta

O Access permite vários tipos de consultas:

Consulta de acção

Permitem criar, actualizar e eliminar dados. Produzem efeitos reais sobre a base de dados.

Consulta de referências cruzadas

Permitem realizar um cruzamento de dados de uma tabela ou consulta para facilitar  sua análise.

Consulta de selecção

Extraem os dados de uma ou mais tabelas/consultas e exibem os resultados sob a forma de uma tabela virtual.

As consultas de selecção podem ser de 4 tipos:

• Simples;
• Com parâmetros;
• Com campos calculados;
• Com cálculo de totais;

Consultas – Criação de consulta

Para criar uma consulta, necessitamos primeiro de seleccionar o objecto Consulta da janela Base de Dados, sendo disponibilizadas duas alternativas:

• Criar a consulta na vista de estrutura;
• Criar a consulta usando o assistente;

Antes de iniciar a criação de uma consulta, deve-se ter em mente a sua finalidade, para saber quais as tabelas e campos que a consulta vai necessitar.

Criar uma consulta usando o assistente

Este processo permite a criação de uma consulta sobre uma ou mais tabelas, através de um assistente composto por três passos.

Criar uma consulta na vista de estrutura

A criação de uma consulta através da vista de estrutura, inicia-se com a selecção da(s) tabela (s) / consulta(s) intervenientes na consulta que estamos a construir.

Nota: Para a selecção múltipla de tabelas/consultas usar as teclas Shift ou Ctrl.

Criar uma consulta na vista de estrutura

Depois de fechada a janela Mostrar tabela, é apresentada a janela Consulta Selecção, onde se pode visualizar, na parte superior as tabelas ou consultas adicionadas, e na parte inferior, a grelha de estrutura da consulta onde esta irá ser definida.

Nota: Quando os campos que são necessários para a consulta pertencem a tabelas que não estão directamente relacionadas deve(m) também ser incluída(s) na consulta a(s) tabela(s) de interligação.

Consultas – Alteração de uma consulta

Sempre que necessário, pode-se alterar a estrutura da consulta, inserindo, movimentando e eliminando campos na grelha de consulta.

• Inserção de campos
• Movimentação de campos
• Eliminação de campos
• Inserção e eliminação de tabelas/consultas

Consultas – Ordenação de registos

Por vezes o resultado de uma consulta tem mais “utilidade” quando é apresentada segundo uma determinada ordem. Numa consulta, podemos aplicar a ordenação a um ou mais campos da selecção, sendo apenas necessário para cada um dos campos indicar o método de ordenação (ascendente ou descendente) na respectiva linha da grelha de estrutura da consulta.

Consultas – Execução de uma consulta

Durante o processo de criação de uma consulta, pode executa-la sempre que achar necessário, tendo apenas de clicar no botão Executar da barra de ferramentas Estruturar Consulta ou do menu Consultas.

Depois de criada uma consulta, pode visualizar o seu resultado sempre que o pretender. Para tal, deve seleccionar o objecto Consulta da janela Base de Dados.

Neste video terá um professor a exemplificar como se cria tabelas, consultas, formularios, relatorios e macros.

Nota: O access mostrado neste video é o Access2003.

Neste video terá um professor a exemplificar como se cria tabelas, consultas, formularios, relatorios e macros.
Atenção que este video é para a versão do Access2007 mas se procurar o da versao 2003 basta ver o outro video publicado neste blog.